Manual de procedimientos para la atención de visitantes al CENTLI.

1. Contacto con el CENTLI particularmente con los responsable designados en la Sede Forestal y Sede Agroecológica en los teléfonos acordados o en el correo electrónico contacto@centli.org

2. Anotar el nombre, teléfono y correo electrónico del solicitante de la información.

3. Responder la solicitud enviando vía correo electrónico información general del CENTLI y una ficha en la que se nos indiquen el nombre de la organización, objetivo de su visita, número de visitantes, los días de visita, la fecha probable, los servicios que requieren y el tipo de vehículo en el que se transportaran.

4. Si a la semana siguiente de haber enviado la ficha y la información no hay respuesta, se les contactará para saber el estado de la posible visita y se dará el seguimiento pertinente. En caso de no tener respuesta a la semana siguiente se hará un segundo contacto y si no hay respuesta alguna cancelará el seguimiento, en caso afirmativo se continuará con el procedimiento.

5. Recibir la ficha con la información que les solicitamos y posteriormente enviar vía correo electrónico los paquetes pertinentes según las tarifas vigentes para cada caso, además del contrato, el croquis, las recomendaciones de equipo y los reglamentos.

6. En caso de que no haya respuestas se utilizará el procedimiento del punto 3.

7. En caso de respuesta afirmativa se acordará la fecha, costo, número de visitantes (si el numero de visitantes excede de 24 personas, se utilizara el procedimiento descrito en EL PROCEDIMIENTO DE HOSPEDAJE PARRAFO 7, paquete elegido, cortesías (en su caso), itinerario, punto de encuentro responsable y teléfono celular de contacto vía correo electrónico.

8. Determinar si se trata de visita de un día o más de un día y seguir los procedimientos respectivos. 9. Verificar el depósito de 50% de anticipo por lo menos tres días previos a la visita con copia de ficha de depósito vía fax o correo electrónico.

10. Tanto las fichas de depósito como las fichas de solicitud se archivaran física o electrónicamente.

11. Casos en los que llegan de más o menos.(incluido en el contrato).

12. En caso de que no se haya realizado el depósito se llamará al responsable del grupo para informarle que deberá depositar a más tardar dos días antes de la visita de lo contrario se cancelará el contrato. Si se efectúa el depósito se continuará con el procedimiento.

13. Como se señala en el punto 7 se determinará si el punto de reunión es la Sede Agroecológica o la Sede Forestal.

14. En caso de que sea la Sede Agroecológica, la recepción del grupo será en la explanada de bienvenida si vienen en transporte accesible a la Sede Agroecológica.

15. En caso de que el transporte no pueda acceder a la explanada de bienvenida, el responsable de recepción los esperará en la desviación de la Carretera San Rafael-Tlalmanalco al CENTLI y le indicará al chofer que se estacione a un costado de la Carretera en dirección a Tlalmanalco y que en ese mismo punto recogerá a los visitantes a su salida.

16. El responsable de recepción informará al responsable del grupo que se irá a pie a la Sede Agroecológica y dará una bienvenida previa a los visitantes.

17. En la explanada de bienvenida el encargado de recepción dará la bienvenida al grupo y brindará una explicación general del Centro y les informará de las reglas dentro de la Sede Agroecológica.

18. El horario de recepción será de 9:00 a 17:00 hrs.

19. Se inician las actividades programadas dentro de la Sede Agroecológico

20. El caso de que el punto de reunión la Sede Forestal, el día acordado de la visita el encargado de recibirlos esperará al grupo en el punto de reunión acordado. El horario máximo de recepción de grupos será a las 19:00 hrs. En caso de retraso el responsable del grupo tendrá el compromiso de avisar sobre su paradero, condición y tiempo estimado de llegada.

21. A la llegada el responsable de la recepción dará una bienvenida al grupo y contactará al responsable para informarle que cuentan con 15 minutos para que una comisión adquiera cualquier bien que requieran.

22. Hay cinco formas de acceder a las instalaciones de la Sede Forestal, tres peatonales y dos vehiculares. Las peatonales son: a) Ruta de la Peña, b) Ruta del Faro, y c) Ruta de la Caseta y las vehiculares son: d) Ruta de la Caseta y e) Ruta del Camino Largo.

23. a) En caso de que los visitantes viajen en autobús privado o en transporte público el punto de reunión será a un costado de la terminal de autobuses Cardenales de Oriente y el acceso será por la ruta de la peña o por la ruta del Faro a discreción del responsable de la recepción que considerará el estado del camino, la temporada de lluvias y el tipo de visitantes. b) En caso de que viajen en camionetas o autos el punto de reunión será la Parroquia donde el encargado de recibirlos los guiará al acceso de la ruta de la caseta para que suban a pie. c) El acceso vehicular sólo se permitirá si el grupo porta algún equipo pesado, voluminoso o algún miembro cuenta con alguna condición que le impida subir a pie, la decisión de la ruta por la que accederá el vehículo estará a discreción del responsable de recepción considerando el estado de los caminos, la temporada de lluvias y el tipo de vehículo.

24. El acceso a pie tendrá el siguiente procedimiento: se organizarán equipos de alrededor de 10 visitantes con un encargado de vigilar que ningún visitante se retrase o siga por otra ruta, el encargado de recepción tomará la vanguardia de grupo, un responsable del grupo estará en punto medio y uno más en la retaguardia. Asegurando que el grupo se mantenga unido. Los responsables de grupos serán adultos en caso de que sean mayoritariamente niños. en caso de adolecentes y adultos serán lo propios visitantes los responsables.

25. En cualquier caso el punto de reunión del grupo será la explanada de bienvenida donde el responsable de la coordinación general de visitantes dará una bienvenida y brindará una explicación general del Parque.

26. Se inician las actividades programadas en el Faro.

27. En caso de que el grupo se hospede se les conducirá al Museo Albergue donde se les explicará el reglamento del Albergue, el cual entre otros puntos incluye, el uso y racionalización de agua y luz, los horarios de duchas, la separación de residuos sólidos y la organización del hospedaje. El procedimiento completo se detalla en el “Procedimiento de hospedaje dentro del Museo Albergue”

28. Inmediatamente se instalarán en sus respectivas habitaciones y se iniciará el itinerario que el grupo tenga.

29. En el caso de campamento se dirigirán a la zona de acampar y se les explicará el reglamento de campismo y comenzarán las dinámicas que se tengan planeadas para el grupo.

30. En el caso de visitas de un día al finalizar la bienvenida el cuerpo de guías tomará al grupo para realizar la visita según el itinerario que tengan.

31. En el caso de las prácticas de campo se les explicará las normas de investigación dentro del Faro y se iniciara la dinámica que los profesores o investigadores tengan.

32. En el caso de que vengan a una reunión se dirigirán al Albergue e iniciarán con su programa.

1. Al inicio de su alojamiento, los huéspedes deberán registrarse en un formato proporcionado por el Director o el responsable de coordinación general de visita. En el caso de grupos organizados, el representante del grupo será quién proporcione sus datos completos y una lista con los nombres de los integrantes de su grupo. Cuando se trate de público en general, cada visitante o huésped proporcionará sus datos completos.

2. Dentro del Albergue el responsable de la coordinación de la visita explicará con detalle y amablemente el reglamento de hospedaje dentro del Albergue como un instrumento de educación ambiental y asignará las habitaciones según el procedimiento.

3. En caso de grupos menores o iguales a 24 visitantes el procedimiento de ocupación de habitaciones será el siguiente: se organizarán grupos de cuatro visitantes que ocuparán una habitación, ellos mismos seleccionaran a un responsable que recibirá los juegos de sábanas, almohadas y cobertores para los cuatro huéspedes.

4. En caso de que el número de visitantes sea distinto a un múltiplo de cuatro las selección de cuartos será la siguiente:

9. Al finalizar su estancia, cada responsable de habitación entregará al Director Residente o al coordinador general de visita, el juego de sábanas, cobertores y almohada en las bolsas que les fueron proporcionados.

10. El Director Residente o el coordinador general de visita revisará las habitaciones para corroborar el buen estado de las mismas y su equipamiento. En caso de que exista algún deterioro se exigirá al responsable de cuarto y al responsable del grupo el pago por los daños sufridos según la tabla de reparaciones vigente. En caso de que no exista ningún deterioro se continuará con el procedimiento.

11. Tras la revisión de las habitaciones y del conjunto del Albergue se procederá al cobro acordado en el contrato.

12. En cualquiera de los dos casos, si la salida es de la Sede Forestal o la Sede Agroecológica, se agradecerá su visita y se les invitará a que introduzcan sus opiniones o sugerencias en el buzón y a que nos visiten de nuevo y nos recomienden con sus contactos.